“YÖNETİM ZAMANI: MAYMUN KİMİN SIRTINDA?”   BÖLÜM     ÖZETİ

Yöneticilerin çoğu astların sorunlarıyla uğraşırken oldukça fazla zaman harcarlar. Hatta bunun farkına bile varmazlar. O yüzden astların koyduğu zamanın nasıl oluştuğunu ve üstün bu konuda ne yapabileceğini irdelemek için bölüm yazarları (Oncken, W., Wass L.D.) “maymun kimin sırtında” metaforunu kullanmışlardır. Bahsettiğim konu; Harvard Business Review’den en etkili yönetim fikirlerini içeren 10 makaleden biri olan “Yönetim Zamanı: Maymun Kimin Sırtında?” kitap bölümüne ilişkin. İşte bugünkü yazımda bu ilginç ve faydalı önerilerde bulunan makaleyi yorumlayarak kısaca özetleyeceğim.

“Maymun kimin sırtında” metaforunu biraz daha irdeleyelim isterseniz. Bu hususta şu örnek yerinde olacaktır: Hızla koridordan geçerken astınız sizi durdurup bir sorunumuz var diyor. İşin içine dahil olmanız gerektiğini düşünüyorsunuz ama o anda bir karar da alamıyorsunuz ve düşünmek için zaman istiyorsunuz. Bu durumda ne oldu? Astın üzerindeki maymun size zıpladı. Artık sorunu çözmek size düştü. Böyle bir sürü maymunu sırtlandığınızı düşünsenize kendi işinize, patronunuzun yapmanızı istediği mühim işlere ne kadar zamanınız kalır ki? Bunu önleminin bir yolu olmalı.

Yapılması gerekenleri yazarlarımız sıralamış. Buna göre ilk madde; “maymunlarla ilgilenmek için randevu verin”. Yani sorunu o anda tartışıp maymunu sırtlamak yerine birlikte tartışacağınız uygun zamanı belirleyin. İkincisi, çalışanın inisiyatif düzeyini belirleyin. Buna göre beş inisiyatif düzeyi vardır. 1. Aksi belirtilene kadar bekle (en düşük seviye) 2.Ne yapacağını sor 3. Öneride bulun, ardından ortaya çıkan sonuca göre aksiyon al 4. Hareket et fakat hemen akıl danış. 5. Ve hemen harekete geç ve rutin raporlar ver (en son seviye). Üçüncü madde ise “Durum Güncellemesi Üzerinde Anlaşın”. Buna göre nasıl ilerleneceğine karar verdikten sonra çalışanın size ilerleme raporu vereceği zaman ve yer üzerinde anlaşın. Dördüncü madde; “Kendi dürtülerinizi inceleyin”. Bazı yöneticiler astlarına inisiyatif verirlerse kendilerinin güç kaybedeceklerini düşünüp endişelenirler. Bunun yerine yöneticinin doğrudan denetimden vazgeçmek ve çalışanların büyümesini desteklemek üzere yöneticiyi özgürleştirecek bir iç güvence hissiyatı beslemesi yerindedir. Dördüncü maddeye göre yönetici çalışanların maymunlarla başka çıkma becerilerini geliştirmelidir. En son madde ise güven beslemek. Çalışanların inisiyatifini geliştirmek, amirle astın arasında güven verici bir ilişki gerektirir.

Son bölümde ise maymunların bakımı ve beslenmesi yani yöneticinin randevu programına ilişkin kurallardan bahsedilmiş. Buna göre 1. kural ; maymunlar ya beslenmeli ya da vurulmalıdır. Aksi takdirde açlıktan öleceklerdir. Yönetici de otopsi veya geri döndürme çabalarıyla uğraşıp değerli zamanını öldürecektir. 2. Maymun sayısı yöneticinin besleyebileceği kadarıyla sınırlı olmalıdır. Bu bakım için ayrılan süre de beş ila on beş dakikadan fazla olmamalıdır. 3. Kural; maymunlar sadece randevuyla beslenmelidir. Yönetici maymunların peşinde koşarak değerli zamanını harcamamalıdır. 4.kural; Maymunlar yüz yüze veya telefonla beslenmeli asla e-posta metodu uygulanmamalıdır. Çünkü postayla bir sonraki hamle yöneticinindir yoksa maymun sizin sırtınıza fırlar. 5. Kural ise; her maymunun kati bir şekilde önceden tespit edilmiş beslenme zamanı ve inisiyatif derecesi olmalıdır.

En başından beri belirtilen tüm bu uygulamalar ve kurallar yerine getirildiği taktirde yönetici patronun koyduğu zamanı, sistemin koyduğu zamanı ve kendi kendine koyduğu zamanı başarıyla yönetebilecektir. Böylece güç, zaman ve başarı yöneticinin olacaktır.

Kaynak:

İnan M. (Çeviren), Kendinizi Yönetmek, Harvard Business Review: 10 Must Reads, Optimist Yayınları, İstanbul, 2020